11 největších chyb při práci s e-mailem (nejen pro právníky)

11 největších chyb při práci s e-mailem (nejen pro právníky)

Podle studie McKinsey & Company tráví lidé 28% svého pracovního času čtením a odepisováním na e-maily. E-maily jsou rychlé, dostupné a ideální pro komunikaci s kolegy, zákazníky i partnery po celém světě. Některé vaše zprávy ale mohou být matoucí nebo vás dokonce poškodit v očích příjemce. Zde je 11 nejčastějších chyb, které lidé při e-mailové komunikaci dělají, a našich rad, jak se jim vyhnout.

1. Nevhodný tón

Máme snahu posílat e-maily rychle, obvykle ve stresu mezi schůzkami a neuvědomujeme si, co, komu a jak říkáme, nebo komu se naše zpráva může dostat do ruky. Je důležité mít na paměti, kdo je adresát a jaký cíl má vaše zpráva. Ideálně ještě dříve, než začnete psát.

E-mail protistraně by měl být více formální než rychlý “update” koncipientovi. Zpráva klientovi by měla být naopak více optimistická a zdvořilá.

Dobrým pravidlem je oslovovat lidi stejně jako v běžném životě. Jakkoli rychlá odpověď s žádostí nebo instrukcemi bude bez pozdravu nebo poděkování působit neurvale. Vyhněte se také kapitálkám, vyjadřují vztek a agresi.

2. Srozumitelnost příjemci

Předmět vašeho e-mailu vám bude připadat jasný vždy, příjemce ho však nemusí pochopit. Vyvarujte se zkratkám i slangu. Než zprávu odešlete, zamyslete se, jestli je srozumitelná. Pochopí příjemce vaše sdělení i když je to člověk právem nepolíbený? Má váš e-mail strukturu, aby se dobře četl? Vyhněte se dlouhým odstavcům textu, je-li to nutné, zvažte použití odrážek a číslování.

3. „Odpovědět všem“

Jak často jste v kopii e-mailu, který se vás vůbec netýká? Nic po vás nechce? Je pravděpodobné, že jich v inboxu máte několik a dobře víte, jak frustrující to umí být. „Odpovědět všem“ je skvělý nástroj jak udržet v konverzaci více zainteresovaných osob nebo informovat ostatní o průběhu projektu. Také způsob, jak rychle a efektivně otrávit spoustu lidí. Většina se nad touto funkcí ani nepozastaví a nepřemýšlí, kdo a proč e-mail obdrží.

Velké množství e-mailů v průběhu dne může být rozptylující a zabírá čas. Nálepka “ten, kdo přeposílá všechno všem” může poškozovat vaše postavení v kanceláři. Vyvolává dojem, že jste bezmyšlenkovití, ve spěchu a neprofesionální, nejistí ve svých rozhodnutích a vyžadujete pozornost.

Zvažte, zda stojí za to odepsat všem, nebo pouze odesílateli. Jindy bohatě stačí pro další příjemce použít kopii (cc) nebo skrytou kopii (bcc).

4. Příliš mnoho textu

Krátké a výstižné zprávy, které obsahují pouze potřebné informace jsou mnohem efektivnější. Jestli vám psaní krátkých zpráv nejde, zamyslete se nad jejich předmětem. Není příliš komplexní? Existuje jiná cesta jak informaci sdělit? Pomohlo by spíše setkání, telefonát? Nebyl by samostatný dokument odeslaný jako příloha vhodnější formou?

5. Nezapomněli jste na něco?

Kolikrát se vám stalo, že jste odeslali dokument bez připojeného souboru? Možná jste odeslali nefunkční odkaz? Nebo dokonce připojili špatný soubor?

Tyto chyby můžeme rychle vyřešit dalším e-mailem, ale je to neprofesionální a roztržité. Připojte důležitý soubor hned jak začnete e-mail rozepisovat a zkontrolujte případné hypertextové odkazy.

Připojení nevhodného souboru je kapitola sama pro sebe, především pokud jde o hodnotné a často neveřejné informace. Je důležité s citlivými soubory pracovat organizovaně a vytvořit postupy, kterými těmto přehmatům zabráníte.

6. Odeslání e-mailu špatné osobě

Většina současných e-mailových klientů používá automatické doplnění adresy nebo celého vlákna konverzace. Funkce velmi užitečná jen do chvíle, kdy doplní jméno nebo adresu nevhodného příjemce.

Nejenže jde o situaci trapnou, ale pokud vám zpětně nezareaguje nechtěný příjemce, tak ani nezjistíte, že jste e-mail odeslali na špatnou adresu. Riskujete také, že předáte citlivé informace nevhodným osobám a poškodíte sebe i firmu.

Když odepisujete na e-mail nebo ho přeposíláte dál, přesvědčte se, že všechny předchozí zprávy jsou pro příjemce vhodné. Obsahují citlivé informace? Osobní komentáře nebo poznámky?

7. Příliš mnoho emocí

E-mail nevyžaduje okamžitou odpověď. Právě naopak. Zejména v situacích kdy jsme vystresovaní, naštvaní nebo zklamaní bychom e-mail odesílat neměli. Tyto zprávy psané v afektu mohou poškodit vaše vztahy nebo být dokonce použity proti vám.

8. Zprávy v neděli ve 2 ráno

Je naplňující odeslat e-mail ve chvíli, kdy je váš díl práce hotový. Ale co když je to uprostřed noci? Jaký dojem to udělá na klienty? Jak budou vnímat váš time management? Jak se budou cítit vaši kolegové a podřízení, pokud dostanou zprávu několik hodin po skončení pracovní doby? Jak mají reagovat? Mají odepsat? Pracují málo?

Mnoho současných e-mailových klientů umožňuje odeslání zprávy v předem určeném čase. Zvažte jeho použití. Vhodně zvoleným časem odeslání také snižujete pravděpodobnost, že bude zapomenut nebo na něj příjemce nezareaguje správně. Uvolníte si také ruce a na e-mail nemusíte dále myslet.

9. Použití vágního předmětu

Jak již bylo řečeno, e-mail je nejefektivnější v případě, že obsah správy je stručný, výstižný a jasný (opačným extrémem je strohost a úsečnost). Stejnou pozornost je třeba věnovat předmětu zprávy. O čem je vaše zpráva? Je v ní významné datum nebo čas události? Má být do určité doby zodpovězena? Je naléhavá? Přizpůsobte předmět zprávy jejímu obsahu.

10. Nezkontrolovaný text

Opětovné přečtení před odesláním je jedna z nejdůležitějších věcí, kterou musíte udělat. Zabere to pár minut a pomůže vám odhalit kostrbatá slovní spojení, překlepy, chybějící znaménka. Umožní vám také vrátit se k původní zprávě, na kterou odepisujete. Možná již obsahuje odpovědi na otázky, které pokládáte. Můžete se tak vyhnout nedorozuměním, které z protichůdných informací vyplývají.

Adresu příjemce nechte až úplně na konec. Přesvědčte se nejdříve, že zpráva obsahuje všechny náležitosti včetně příloh. Předejdete tak nechtěnému odeslání neúplné zprávy.

11. Zbytečné e-maily

Rychlost a jednoduchost e-mailu může svádět k jeho používání v každé situaci. Bohužel je také neosobní a může vést k ochladnutí pracovních i obchodních vztahů. Nenahrazujme jím komunikaci tváří v tvář, telefonáty nebo textové zprávy.

4 body, které si z článku odnést:

  1. E-mail, pokud je využíván správně, může být rychlým a efektivním způsobem komunikace. Přesto je nutné zvažovat, zda jde opravdu o ideální formu v dané situaci.
  2. Je nezbytné e-mail před odesláním znovu projít, ujistit se, že jeho tón, smysl a délka odpovídají jeho obsahu, že je pravopisně i gramaticky správný, obsahuje všechny potřebné soubory a je správným způsobem adresován všem zainteresovaným osobám.
  3. Vyhněte se odesílání ve stresu nebo hněvu, zamyslete se, zda je vhodné e-mail odeslat mimo pracovní dobu nebo o víkendu a dobře si rozmyslete zda použít funkci odpovědět všem.
  4. Soustřeďte se na pointu, buďte struční, ale ne úseční a vyjádřete jasně kroky, které mají ze zprávy vyplynout.

Děkujeme

Napsat komentář

Pavel Krkoška

CEO
Netradiční "ajťák", který mluví vaším jazykem. Poznáte ho na dálku podle nakažlivého smíchu.
V roce 2013 se nachomýtl k právnímu projektu a od té doby jako šéf SingleCase bojuje za moderní technologie na právním trhu. Odmítá se naučit golf kvůli času, který zabírá, ale trochu ho to vzhledem k oblíbenosti sportu mezi advokáty mrzí. Místo toho je zapáleným jachtařem - zeptejte se ho na to, co je to kiking nebo ráčna a rozzáří se mu oči.

Kategorie

Vyzkoušejte si SingleCase

Vyzkoušejte si SingleCase

Využijte 30 dní zcela bez závazku.

Mohlo by vás také zajímat

SingleCase ♥ Datovka

Spojili jsme se se sdružením CZ.NIC a nově nabízíme přímé propojení s datovou schránkou. Podívejte se, jak to funguje.

Číst dále

Jana Sedláková: Faktury u nás v kanceláři děláme všichni

Jana Sedláková je naší klientkou od začátku roku 2016, kdy se svou advokátní kanceláří v Brně teprve začínala. Od té doby se ze SEDLAKOVA LEGAL stal jedenáctičlenný tým, který se nezastaví skoro před ničím. Nás v SingleCase zajímalo, jak náš software v kanceláři používají a hlavně jak evidují úkoly a vykazují odpracovaný čas.

Číst dále

Právo v síti - povinná literatura pro všechny, kteří se pohybují na internetu, a jejich právníky (recenze knihy)

Přiznáváme bez mučení, v SingleCase moc právnické literatury nečteme. Když už ale takovou knihu přečteme a je dobrá jako Právo v síti, rádi se podělíme o její recenzi.

Číst dále

Používáním tohoto webu souhlasíte s použitím cookies pro analýzy návštěvnosti, přizpůsobený obsah a reklamy. Více

Děkujeme