Freemail nepatří do moderní právní praxe, zbavte se ho

Někdo má od střední školy stejné číslo, někdo e-mail. Až na to, že libovolných 9 čísel nemá schopnost mě odradit od spolupráce, člověku s adresou satanek666@centrum.cz však svůj případ nejspíš nesvěříte.
Freemail nepatří do moderní právní praxe, zbavte se ho

E-mail je nejrozšířenějším komunikačním nástrojem naší doby a těžko bychom hledali advokáta, který elektronickou poštu nepoužívá. Zároveň jsou to ale právě advokáti, které vidíme překvapivě často komunikovat své podnikání skrze tzv. freemail – e-mailové adresy končící seznam.cz, centrum.cz, volny.cz apod. Tyto e-mailové adresy poskytované zdarma se však jako kontakt právního profesionála rozhodně nehodí.

Pravděpodobně nenarazíte na člověka aktivního na internetu, který neměl nebo nemá e-mail u Seznamu nebo Googlu. Dvojice nejpopulárnějších vyhledávačů nabízí e-mail zdarma (dále jen freemail), stejně jako to dělali jejich historičtí konkurenti Centrum nebo Yahoo. Jejich řešení má nespočet výhod: slouží jako obecné ID díky kterému se můžete přihlásit k dalším službám, pokud máte problém, snadněji najdete na internetu řešení, také má velké množství funkcí či nadstaveb… hlavně je ale zadarmo a používají jej všichni.

Freemaily jsou zkrátka ideální řešení pro osobní e-mail. Pokud jde však o podnikání či profesionální praxi, nemá v ní adresa bez vlastní domény co dělat.

Doména

Doména nebo-li doménové jméno je zjednodušeně řečeno internetová adresa. Většinou si při tvorbě webu kupujete doménu (adresu bez obsahu) společně s hostingem (uložiště, na které nahráváte poštu a/nebo vlastní webové stránky). V kontextu našeho článku mluvíme o části e-mailové adresy následující za @.

Určitě se již k vám do kanceláře hlásila stážistka, která v životopise uvádí e-mail typu LuciMilaczek@gmail.com. I mezi advokáty najdeme bohužel podobné. Důvodem bude zřejmě používání jediné a k tomu historické e-mailové adresy. Někdo má od střední školy stejné číslo, někdo e-mail. Až na to, že libovolných 9 čísel nemá schopnost mě odradit od spolupráce, člověku s adresou satanek666@centrum.cz však svůj případ rozhodně nesvěřím.

Dělání dojmu

Pokud jste v kanceláři, podívejte se kolem sebe. Nejspíše jste si dali práci s tím, aby vaše kancelář “nějak” vypadala. Nábytek, knihy, cedulka na dveřích. Stejně jako věnujete alespoň minimální pozornost tomu, jak vypadáte, ať už při styku s klientem nebo s kolegy. Košile, hodinky, parfém, vizitky. Co rozhodně nechcete, je působit lacině. A mail advokatABC@seznam.cz rozhodně lacině působí, i proto, že pořídit si doménu advokatABC.cz stojí na rok méně, než prostředky na úklid vaší koupelny.

Pořídit si doménu stojí na rok méně než prostředky na úklid vaší koupelny.

Vaše e-mailová adresa je součástí vašeho marketingu. Významnou součástí, jako nejčastější komunikační kanál ji totiž uvidí více lidí než vás či vaši kancelář. Hlavně to však zase vychází z principu, který opakujeme u nás na blogu stále – dívat se na svůj byznys klientovýma očima. Jaký dojem v něm vyvolá který typ e-mailu?

Jsou však i jiné než marketingové důvody, proč nepoužívat freemail v pracovním prostředí.

Nebezpečný prejt

Asi víte, že spam je označení pro nevyžádaný e-mail. Nejspíš nevíte, že termín spam (doslova prejt) vznikl na základě scénky britských komiků Monty Python, kde jídelnu zaplaví prejtu chtivý otravní vikingové, a že spammeři často k rozesílce spamu využívají kradený e-mailový účet, většinou právě freemailový. Proti jeho používání tak hovoří i otázka bezpečnosti. Freemaily přitom nemají nižší úroveň zabezpečení, naopak, Seznam i Google kladou na ochranu svých uživatelů velký důraz. Gmail má například možnost dvoufázového ověřování přes telefon, Seznam sleduje jakým rytmem vyplňujete jméno a heslo, jestli se místo vás nesnaží přihlásit robot.

Problémem je, že čím víc lidí dané řešení používá, tím zajímavější cíl je to pro hackery. Ti jdou málokdy napřímo, jejich kód většinou útočí plošně a hledá slabá místa. Obětem takovýchto útoků je zcizen přístup k e-mailu. V případě, že se jim ho podaří obnovit, zjistí, že je jejich adresa na černé listině, seznamu rozesílačů spamu.

Co zde nezmiňuji, jsou služby, které jsou již dnes takříkajíc za zenitem. Volny.cz, tiscalli.cz nebo právě mezi advokáty zvláštně populární centrum.cz jako tři z mnoha příkladů firem, které jsou bezpečností světelné roky za konkurencí. Tyto firmy se už léta neperou se Seznamem o pozici největšího českého portálu, proto neinvestují do rozvoje svých mailových řešení. Zde bývá bezpečností situace naopak tristní. bezpecnost-01

Bezpečné uložiště

Jedna z velkých diskuzí v oblasti digitalizace advokacie je cloud a ukládání klientských dat na online uložiště. Právě freemail je ale typickou cloudovou službou, veškerá data jsou online a připojíte se k nim z libovolného počítače. Z naší zkušenosti právě advokáti, kteří mají nejvíc vyhraněný vztah ke cloudu, patří do skupiny, která na svou elektronickou poštu nejčastěji používá freemail.

E-mail zdarma přitom není legálně uzpůsoben pro ukládání dat advokátů. Povinnost chránit klientova data je však vždy na vaší straně. A jsem přesvědčen, že váš pracovní e-mail obsahuje citlivých dat určitě mnoho, ne-li kompletně celé spisy.

Freemail je totiž typickou cloudovou službou, přitom není legálně uzpůsoben pro ukládání dat advokátů.

Víme o tom svoje, dali jsme si hodně záležet, aby náš software splňoval veškeré zákonné povinnosti i ty nejpřísnější bezpečnostní standardy. Veškerá data zákazníků spravujeme dle Směrnice 95/46/ES a Zákona o ochraně osobních údajů a garantujeme, že data nikdy neopustí země Evropského hospodářského prostoru. SingleCase je místem, kde můžete ukládat data svých klientů (viz také stanovisko trestního kolegia Nejvyššího soudu Tpjn 306/2014), protože jsme schopni zaručit ochranu povinnosti mlčenlivosti advokáta dle § 21 zákona o advokacii.

Typický freemail negarantuje nic z výše jmenovaného.

Advokát – Profesionál

Advokát je profesionál a jeho služby by měly mít profesionální charakter, každé setkání s klientem má tento dojem utvrzovat, včetně těch přes internet. Aby se klient rozhodl dát advokátovi svůj případ, musí věřit v jeho profesionalitu a důvěřovat jeho schopnostem. Nedbalost k výkonu právní profese nepatří, používání freemailu v roce 2016 však dává signál neznalosti nebo právě nezájmu.

Český trh je v oblasti advokacie značně konkurenční, rozhodují maličkosti, včetně typu e-mailu. Doporučujeme proto přejít na profesionální e-mail. Není to vůbec složité, zařízení domény, nastavení e-mailu a přesměrování staré adresy nejsou IT úkony v řádech týdnů – za pár hodin máte hotovo. Cena je pak několik set korun ročně.

Děkujeme

Napsat komentář

Štěpán Klíma

Brand & marketing
Nejprve v SingleCase jen vypomáhal, po pár měsících ale zjistil, že už nemůže jinak. Píše vám maily, připravuje obsah na blog a na svědomí má i inspirativní odpoledne Outlaw.

Kategorie

Vyzkoušejte si SingleCase

Vyzkoušejte si SingleCase

Využijte 30 dní zcela bez závazku.

Mohlo by vás také zajímat

SingleCase ♥ Datovka

Spojili jsme se se sdružením CZ.NIC a nově nabízíme přímé propojení s datovou schránkou. Podívejte se, jak to funguje.

Číst dále

Jana Sedláková: Faktury u nás v kanceláři děláme všichni

Jana Sedláková je naší klientkou od začátku roku 2016, kdy se svou advokátní kanceláří v Brně teprve začínala. Od té doby se ze SEDLAKOVA LEGAL stal jedenáctičlenný tým, který se nezastaví skoro před ničím. Nás v SingleCase zajímalo, jak náš software v kanceláři používají a hlavně jak evidují úkoly a vykazují odpracovaný čas.

Číst dále

Právo v síti - povinná literatura pro všechny, kteří se pohybují na internetu, a jejich právníky (recenze knihy)

Přiznáváme bez mučení, v SingleCase moc právnické literatury nečteme. Když už ale takovou knihu přečteme a je dobrá jako Právo v síti, rádi se podělíme o její recenzi.

Číst dále

Používáním tohoto webu souhlasíte s použitím cookies pro analýzy návštěvnosti, přizpůsobený obsah a reklamy. Více

Děkujeme