Prace_s_dokumenty_1.8_final.doc

Jak pracovat s dokumenty? Ideální řešení neexistuje, špatných je však mnoho. Jaká je naše vize?
Prace_s_dokumenty_1.8_final.doc

O tom, že papírovým spisům odzvonilo, už pochybují asi jen ti nejzarytější technofobové. Že je budoucnost uchovávání a práce s právními dokumenty v online uložištích, je v současnosti téměř jisté, přesto dnes dostupné nástroje vyvolávají otázky ohledně uživatelské přívětivosti a bezpečnosti. Není se proto čemu divit, že každá kancelář má na dokumenty svůj vlastní postup.

 

blogpost3-150x150-2

Starý dobrý papír

Vytisknout si návrh smlouvy, vzít tužku a začít si zapisovat poznámky přímo do dokumentu. Asi žádná aplikace či technologie není v naší době tak příjemná, přirozená. Tužka a papír jsou tady s námi stovky let, počítač jen chvíli. Možná i proto je pro mnoho advokátů těžké se vzdát papírového spisu jako primárního úložiště, je to pro ně jistota, známé zlo.

Pokud jde však o práci, už se nenajde asi nikdo, kdo by preferoval analog před digitálem. Tvorbě dokumentů kraluje Word, jejich sdílení příloha e-mailu. U většiny advokátů pak tato kombinace znamená verzování,smlouva-v2-final-final-final a nepořádek kvůli nedůslednému ukládání.

 

blogpost4-150x150-2

Sdílený disk v kanceláři

Ještě hůř na tom bývá sdílený disk v rámci kanceláře, který je mezi současnými advokáty překvapivě populární. Možnost otevřít najednou jeden dokument zvyšuje chybovost verzování, k tomu se násobí špatné návyky jednotlivých uživatelů – právníků a nepřehledné uložiště je na světě. Připojit se k takovému disku mimo prostor kanceláře je pak většinou proces na deset minut, jehož jednotlivé kroky připomínají spouštění družice do vesmíru. Řešení? Zaúkolovat telefonem sekretářku, ať dokument pošle e-mailem.

O digitální záloze či archivu si může nechat většina dokumentů zdát. A ano, zálohování a archivování jsou dvě různé věci. To nás paradoxně vrací zpátky k papírovým spisům, protože požár je pořád méně pravděpodobný než vylití kafe do notebooku nebo selhání sedm let starého disku.

 

blogpost1-150x150-2

Dostupné cloudové uložiště

Nejčastěji skloňovaným pojmem je pak v souvislosti s dokumenty cloud. Přestože hlavním argumentace kolem jeho použití je v roviněbezpečnosti, pohled právníků by se nejspíš
o tolik nezměnil, kdyby se dostupné nástroje na ukládání a práci s dokumenty online staly i 100x bezpečnějšími.

Kámen úrazu je v tom, že jde o nástroje nové. Jejich nebezpečí není v samotné technologii, ale že nástroje nejsou mnohdy dostatečně srozumitelné pro běžného uživatele. Stejně tak, jak se zjednodušilo a zpřehlednilo nakupování na internetu za posledních 5 let, se však bude dál zjednodušovat, zpřehledňovat a s tím i rozšiřovat ukládání souborů online.

Přestože je v dnešních dnech únik dat z cloudových uložišť častým tématem, je argument bezpečnosti ve naprosté většině případů lichý. Únik dat bývá nejčastěji způsoben lidským faktorem přes papír nebo zapomenutý nezabezpečený notebook. A stejně jako vyvažujeme dvě základní práva, tak i u práce s dokumenty vyvažujeme dvě absolutní hodnoty, které jdou proti sobě: bezpečnost a použitelnost.

 

blogpost2-150x150-2

Data na šifrovaném disku

Ve svém okolí máte určitě i vy příklady obou extrémů. Absolutně bezstarostného právníka, který jen otevře počítač, může začít psát, a rozepsanou smlouvu vám otevře i na cizím mobilu během 20 vteřin. Na druhé straně právníka s šifrovanou flashkou, k jehož smlouvám by se nedostal ani Mossad, ale kterému ji stačí zapomenout v práci a je nahraný, protože nenapíše ani čárku.

Každé ze zmíněných řešení má určitě své nepopiratelné klady. Leckdy ale mají i mnoho záporů, které podle nás převažují.

 

Naše vize

V ideálním stavu jsou data šifrována v privátním cloudu na území států, které respektují ochranu osobních údajů a povinnost mlčenlivosti advokáta. Šifrovací klíče k dokumentům má v držení kancelář, které data patří. Data se automaticky sychronizují s počítači advokátů podle rolí a pravidel – například koncipientovi se synchronizují pouze spisy, ke kterým má přístup.

Data jsou dostupná odkudkoli a to i na mobilních telefonech. Systém vám usnadňuje práci s poštou a veškerou korespondenci automaticky synchronizuje. Nutností je propojení s Wordem pro automatizaci verzování jednotlivých dokumentů. Ať už je vytvoříte kdekoli. Nemusíme ani zdůrazňovat, že nad veškerými aktivitami bdí automatické výkazy práce, které vám zejména při vystavování faktur ušetří spoustu hodin.

V SingleCase děláme vše proto, abychom tohoto ideálního stavu co nejdříve dosáhli. Ostatně – většinu zmiňovaných funkcí už SingleCase zvládá dnes. Co nám ještě chybí, je synchronizace dokumentů s počítači advokátů a dokončení plné integrace Wordu.

Věříte naší vizi? Pojďte se s námi bavit o budoucnosti právních kanceláří, nebo rovnou vyzkoušejte SingleCase.

Děkujeme

Napsat komentář

Štěpán Klíma

Brand & marketing
Nejprve v SingleCase jen vypomáhal, po pár měsících ale zjistil, že už nemůže jinak. Píše vám maily, připravuje obsah na blog a na svědomí má i inspirativní odpoledne Outlaw.

Kategorie

Vyzkoušejte si SingleCase

Vyzkoušejte si SingleCase

Využijte 30 dní zcela bez závazku.

Mohlo by vás také zajímat

Kryptoměny, móda i lidská práva ve zdravotnictví: Čeští právníci a neobvyklé specializace

Specializace se v Česku mezi advokáty příliš nenosí. Přinášíme pohled na právníky, kteří se rozhodli pro budování vlastního užšího trhu.

Číst dále

SingleCase ♥ Datovka

Spojili jsme se se sdružením CZ.NIC a nově nabízíme přímé propojení s datovou schránkou. Podívejte se, jak to funguje.

Číst dále

Jana Sedláková: Faktury u nás v kanceláři děláme všichni

Jana Sedláková je naší klientkou od začátku roku 2016, kdy se svou advokátní kanceláří v Brně teprve začínala. Od té doby se ze SEDLAKOVA LEGAL stal jedenáctičlenný tým, který se nezastaví skoro před ničím. Nás v SingleCase zajímalo, jak náš software v kanceláři používají a hlavně jak evidují úkoly a vykazují odpracovaný čas.

Číst dále

Používáním tohoto webu souhlasíte s použitím cookies pro analýzy návštěvnosti, přizpůsobený obsah a reklamy. Více

Děkujeme