Jana Sedláková: Faktury u nás v kanceláři děláme všichni

Jana Sedláková je naší klientkou od začátku roku 2016, kdy se svou advokátní kanceláří v Brně teprve začínala. Od té doby se ze SEDLAKOVA LEGAL stal jedenáctičlenný tým, který se nezastaví skoro před ničím. Nás v SingleCase zajímalo, jak náš software v kanceláři používají a hlavně jak evidují úkoly a vykazují odpracovaný čas.

sedlakova_head

Evidence klientů a spisů

U nás v kanceláři mají všichni v oprávnění zadávat spisy, protože u každé schůzky s klientem jsme dva. Nejsem tam jen já, vždy je tam alespoň jeden z mých kolegů.

Všichni v kanceláři, od advokáta po asistentku, si také umí zadat klienta do SingleCase, nastavit hodinovku, paušál, nebo úkony podle trestu. Spisy si organizuje ten, kdo má konkrétního klienta na starost. Ten pak zodpovídá za to, že je vše správně nastavené a dělá i faktury.

Po první schůzce Klára (koncipientka, pozn. redakce) založí spis, nahraje tam všechny dokumenty, co jsou potřeba, a pak už zadává přes ten spis dílčí úkoly dalším lidem. Ti úkoly plní, vykážou a na konci měsíce si k tomu Klára sedne a připraví výkaz. Ví, že jsme s klientem domluvení na účtování kupních smluv. Protože jsme ale poctivá kancelář a každou smlouvu jeden člověk píše a někdo jiný kontroluje, tak všechny kontroly škrtne, protože je nemůže klientovi naúčtovat. Klient pak vidí jen finální úkony a částky. S některými klienty máme nastavený paušál. Jsou měsíce, kdy se nezastavíme a měsíce, kdy pošlou jen dva úkoly. To je výhoda i nevýhoda paušálu. Nicméně v tomhle případě klientovi ukazujeme počet odpracovaných hodin.

Vykazování práce

A s tím souvisí i to, jak vykazujeme. Máme interní spis “kancelář” a pak máme spisy klientů. Na kancelář píšou zaměstnanci věci, které nejsme schopni určit kterému klientovi patří. Například porada. Máme ráno dvouhodinovou poradu, na které se bavíme o všech klientech, ale zároveň to není něco, co bychom mohli rozkouskovat a každému naúčtovat 5 minut. A ani to klienta nezajímá. Není to práce pro klienta, byť se to klienta týká. Píšou si sem ale i soukromé věci, jako schůzky, školení a podobně. Já po všech v kanceláři chci, aby se dostali každý den na 8 hodin zapsaných v SingleCase. Ať už na klienta nebo na kancelář, protože s tím pracujeme v rámci reportingu.

U nás všichni vidí vše. Kolik kancelář vydělává, kolik klienti stojí a taky kolik vykazují ostatní. Máme naprosto otevřený systém.

Hodina vykázaná na klienta je pro mne důležitá z byznysového hlediska. Abych měla jistotu že kancelář přežije. Těch 8 hodin v SingleCase je pak pro mně důležité z hlediska zpětné vazby na zaměstnance. Ukazuje to jejich výkon a hlavně progres. Oni se pak navíc cítí dobře. Můžou si říct: “Loni jsem dokázal napsat na klienta 40% času letos už je to 60%”.

U nás všichni vidí vše. Kolik kancelář vydělává, kolik klienti stojí a taky kolik vykazují ostatní. Máme naprosto otevřený systém. A díky tomu, jak rozdělují hodiny na ty pro klienty a pro kancelář, můžou vidět, kolik je jejich reálná hodinová sazba.

Fakturace klientům

Faktury u nás v kanceláři děláme všichni. Není to tak, že bych je dělala jednom já nebo paní účetní. Na konci měsíce už jen kontroluji hotové výkazy a faktury. Navíc, pokud klient komunikuje celou dobu s jedním člověkem, dává smysl, aby od něj pak dostal i fakturu. Zároveň je to pro každého zaměstnance motivace, aby měl ve svých spisech pořádek.

Můžeme si to ukázat na konkrétním případu jedné společnosti, pro kterou chystáme kupní smlouvy. S tou společností nemůžeme komunikovat všichni. Mají 10 zaměstnanců a bylo by hrozně zmatečné, kdybych jim jednou napsala já, že jsem jim nachystala výpověď, jednou Klára, protože připravila kupní smlouvu, jednou David apod. To by nešlo. S touhle společností komunikuje pouze Klára.

Účtování

Když se s klientem domluvím, že chce řešení na míru a já mu, řeknu že to řešení bude stát 10 000 korun, odpracované hodiny pro něj již nemají takový význam. Nechali jsme si od SingleCase dokonce udělat na míru přílohu k faktuře, která neukazuje hodiny, ale pouze částku. Navíc díky tomu, že mám data z předchozích měsíců, jsem schopna teď mnohem přesněji stanovit nabídku, za kterou můžeme úkol udělat.

sedlakova_1500px-1-of-4

Finanční řízení

Výhoda SingleCase je pro mne i v tom, že nemusím úkolovat paní účetní, aby mi sestavovala každý měsíc přehled o příjmech, výdajích apod. Díky reportingu vidím, že tu mám spis s hodinou od 111,- Kč do 4200,- Kč. O tom ten byznys je. Na něčem trochu proděláte, na něčem zase vyděláte, ve výsledku máte částku kam se potřebujete dostat. My cílíme ideálně na 1500 až 2000 korun na hodinu podle toho, jak je úkol složitý. Ale to je naše interní cenová politika. To není nic, co bych musela naúčtovat klientovi.

Taky vím, že na naší cílové částce skoro u žádného nejsme. Pokud vidím, že jsme pro někoho pracovali za 818 korun za hodinu, tak vím, že jsem to dotovala. Díky reportingu jsem schopná říct, co je výdělečné, proděleční, kterého klienta dotujeme, se kterým je dobrá spolupráce, nebo se kterým si třeba po nějaké době sednout a říct mu, že se nám to takhle dlouhodobě nevyplatí a pokusím se to s ním nastavit jinak.

Sledování efektivity

Další ukazatel je recovery rate. Což je vlastně rozdíl mezi hodinami vykázanými na klienta a hodinami, které se pak opravdu objeví na faktuře. Například tento můj koncipient vykázal na klienta 30 hodin, pak jsme mu ale hodiny proškrtali. Ať už z důvodu že to viděl poprvé v životě, nebo že některé úkoly dělal zbytečně. Ve finále se dostal na recovery rate nějakých 0,70. Je jasné, že nikdy nedosáhnete na 100%. Myslím si ale, že dobrý advokát by se mohl pohybovat někde kolem 0,80.

Není to pro mne jen byznysový ukazatel. Pokud zjistím, že u někoho jde tohle číslo rapidně dolů, znamená to jedinou věc – že ten člověk má jako zaměstnanec nějaký problém. Ať už osobní, pracovní, nebo s klientem. Je to důvod vyvolat osobní rozhovor a promluvit si o tom. Díky tomu jsme schopní problémy odhalovat hned v zárodku a rychle na ně reagovat. Stejně tak jako u jednotlivce můžu recovery rate sledovat i u celé kaceláře. Takže vím, jak na tom jako SEDLAKOVA LEGAL jsme.

Děkujeme

Napsat komentář

Štěpán Klíma

Brand & marketing
Nejprve v SingleCase jen vypomáhal, po pár měsících ale zjistil, že už nemůže jinak. Píše vám maily, připravuje obsah na blog a na svědomí má i inspirativní odpoledne Outlaw.

Kategorie

Vyzkoušejte si SingleCase

Vyzkoušejte si SingleCase

Využijte 30 dní zcela bez závazku.

Mohlo by vás také zajímat

SingleCase ♥ Datovka

Spojili jsme se se sdružením CZ.NIC a nově nabízíme přímé propojení s datovou schránkou. Podívejte se, jak to funguje.

Číst dále

Právo v síti - povinná literatura pro všechny, kteří se pohybují na internetu, a jejich právníky (recenze knihy)

Přiznáváme bez mučení, v SingleCase moc právnické literatury nečteme. Když už ale takovou knihu přečteme a je dobrá jako Právo v síti, rádi se podělíme o její recenzi.

Číst dále

Jana Sedláková: Opouštíme hodinovou sazbu. Klientům prodáváme bezpečí, nápady a řešení

Rozhovor o růstu z nuly na 10 zaměstnanců za první rok, prvních klientech a obchodních podmínkách za 111 korun na hodinu.

Číst dále

Používáním tohoto webu souhlasíte s použitím cookies pro analýzy návštěvnosti, přizpůsobený obsah a reklamy. Více

Děkujeme