Case Study: Biem & Schýbal

S Tomášem Biemem a Janem Schýbalem spolupracujeme už několik let. Byli to jedni z našich prvních klientů. Což mimo jiné znamená i to, že ze začátku museli čelit prvotním nedokonalostem našeho systému. O to víc si vážíme jejich pomoci při vylepšování jednotlivých funkcí a trpělivosti, kterou s námi měli.

Dnes mají podle svých slov plně funkční systém, který jim pomáhá s každodenním chodem kanceláře. Jaká byla jejich cesta k SingleCase i to, co jim dnes šetří nejvíce času, si můžete přečíst v rozhovoru nebo shlédnout v sestřihu videa.

Spojení dvou kanceláří

Víme, že se vaše kanceláře spojily v jednu. Kdy k tomu došlo a proč?

Schýbal: Ke spojení vlastně došlo spíš po formální stránce. Už od prváku na vysoké škole bylo naším cílem vytvořit společnou kancelář. Začali jsme tak, že jsme nejdříve vystudovali, pak jsme pokračovali tři roky jako koncipienti. Postupně jsme oba složili advokátní zkoušku. Jelikož já jsem ji zvládl o něco dříve, tak jsem otevřel kancelář jako první. Ale dopředu bylo všechno koncipováno tak, že budeme pracovat dohromady. Následně pak udělal zkoušky i kolega, ukončil práci ve stávající kanceláři a přestěhoval se do společných prostor.biem_schybal-1-of-27

„Bylo evidentní, že ten, kdo produkt vytvářel, se v tomhle prostředí pohyboval, zkoumal, jak se fakturuje, jak se vykazuje, jak se vedou termíny“ – Biem.

Taky se začínalo v jiné době – v roce 2013 byla situace jiná než dnes. Tenkrát všichni brečeli ve velkých advokátkách, jak musí jít dolů s cenami služeb, a tak jsme si sami nebyli jistí, jestli ta naše cesta bude úspěšná. Ale každý začátek je těžký a člověk nikdy předem neví, jestli to půjde, nebo ne. Potom, co jsme začali pracovat v jedné kanceláři, jsme nejdříve měli klientelu společnou – oba jsme přivedli nějaké ze svých předchozích klientů. Ale později si nové klienty už každý hledal sám.

Taky jsme oba začali dost aktivně navštěvovat akce, na kterých bylo možné se seznámit s někým, kdo by potenciálně mohl být naším klientem. Pak jsme dokonce některé tyto akce začali moderovat. A tak jsme postupovali pořád dál a dál.

Přibližně po půl roce, když jsme viděli, že už nám to dává smysl, jsme si založili sdružení. Jednak jsme chtěli od začátku vystupovat pod společným názvem – jako Biem Schýbal advokátní kancelář. Nebo Schýbal Biem, ono tenkrát nebylo úplně jasné, čí jméno bude v názvu na prvním místě. Nakonec rozhodla abeceda.

Po čase rostla jak naše klientela, tak kancelář. Přijali jsme první zaměstnance. Začaly růst i naše náklady – a v tu chvíli jsme se rozhodli založit obchodní společnost. A to se stalo v lednu 2016.

Hledání nástroje

A kdy přišla potřeba pořídit si software?

Biem: Naše první roky byly opravdu hlavně ve znamení získávání klientů a vůbec nastolování nějakého řádu. Předtím si každý z nás fakturoval zvlášť, sám si také vedl agendu jednotlivých klientů. Ale tím, jak jsme pořád rostli, jsme si uvědomili, že potřebujeme spojit subjekty nejen právně jako společnost, ale i fakturačně, výkazově, spojit složky klientů. A to byl ten moment, přibližně v polovině roku 2015, kdy jsme intenzivně začali hledat nějaké řešení – software, který by nám s těmito záležitostmi pomohl.

biem_schybal-6-of-27

Jak jste ho hledali? Kdo o jeho výběru rozhodoval?

Biem: Mě osobně v té době nejvíc oslovil SingleCase. Přišlo mi to jednoduché, srozumitelné, navíc to chápalo potřeby advokátní kanceláře. Bylo evidentní, že ten, kdo produkt vytvářel, se v tomto prostředí pohyboval, zkoumal, jak se fakturuje, jak se vykazuje, jak se vedou termíny. Proto mě SingleCase hodně zajímal. Pak jsme byli osloveni přímo Pavlem Krkoškou s pozváním na osobní prezentaci produktu – tam mě SingleCase dost zaujal. Pro mě bylo hodně důležité i to, že jsme si mohli SingleCase hned vyzkoušet.

„Kolega navíc hodně ocenil mobilní aplikaci. On totiž rád vykazuje už po cestě domů ze schůzky“- Schýbal.

Schýbal: My o všem rozhodujeme dohromady – i když přiznávám, že v tomhle případě jsem to více nechal na kolegovi. My jsme tenkrát uvažovali ve větší šíři advokátních softwarových systémů, měli jsme jich předvybraných víc. Byly tu i jiné firmy, které nás s nabídkou právnického softwaru oslovily dříve a prezentovaly nám své produkty. Ale pak přišel Pavel Krkoška, jeho přístup mě velmi zaujal, cítil jsem, že ví, kam chce se SingleCase dojít. Software jsme tedy obezřetně poslali našemu IT technikovi, který se stará i o jiné advokátní kanceláře a má zkušenosti s dalšími systémy. On to vyzkoušel a s Pavlem se spojil. Nakonec řekl, že ze všech systémů, které měl zatím možnost vidět, mu SingleCase přijde jako nejvíc inovativní.

 

Implementace SingleCase a začátky s námi

biem_schybal-7-of-27

Jaké byly začátky se SingleCase?

Schýbal : Původní kolegův impulz pro pořízení systému bylo uspořádání všech procesů v kanceláři. Pro mě v tu chvíli bylo nejdůležitější, že jsem potřeboval nástroj, který by mi pomohl hlídat insolvenční návrhy u dlužníků našich klientů. To jsme nedostali ve slíbeném půlroce, ale až mnohem později. V čekací lhůtě se nám ale podařilo získat další užitečné funkce v rámci SingleCase, takže jsme na tom nakonec nijak neztratili.

Biem: Ze začátku byly také problémy se stahováním dokumentů a verzováním vůbec.

 „Myslím, že nám SingleCase pomáhá i při plánování rozvoje celé kanceláře. Dokážeme celkem přesně odhadnout naše kapacity a případně včas začít shánět nové lidi“ – Schýbal.

 

Současný stav a fungování systému

Jak systém funguje dnes?

Biem: Stahování dokumentů i verzování dnes funguje skvěle. Co jsem osobně na začátku užívání SingleCase vnímal jako největší problém, bylo to, že systém fungoval hrozně pomalu. Ale zpětně oceňuju to, že všechny tyhle nedostatky byly intenzivně odstraňovány. Cítili jsme, že lidi ze SingleCase naše problémy řeší. I když nás to ze začátku brzdilo, tak ochota SingleCase věnovat se nám naplno a nabídnout nám něco, co bude fungovat, všechno překonala. Dnes máme z mého pohledu úžasný, plně funkční systém, který se neustále zlepšuje a zrychluje.

Schýbal: Systém dneska plně funguje a my jsme spokojeni.

 

biem_schybal-18-of-27

Využití systému

Jaké funkce používáte nejvíce?

Biem: Pokud jde o funkce, tak nejkladněji opět hodnotíme systém fakturace a vykazování, myslím, že to funguje úplně skvěle – máme vždy potvrzení o tom, jestli byla příslušná faktura uhrazená. Systém nám tedy pečlivě vede všechny potřebné přehledy. A v neposlední řadě to, že máme jedno místo, jeden systém, kam můžeme vkládat soubory a úkoly. Co jsme se zatím nenaučili používat, je práce s revizemi a verzováním dokumentů. Nepodařilo se nám zatím najít cestu, jak to efektivně využít, ale snad ji najdeme.

Schýbal: Ono je to trochu dáno tím, že revize ze začátku nefungovaly tak, jak měly. Takže možná i proto jsme je nezačali používat. Nicméně v nejbližší době bychom se k nim chtěli vrátit. A nejen k dokumentům – těch funkcí, které SingleCase má, a my je nevyužíváme, je rozhodně víc. Chtěl bych práci v kanceláři ještě více zefektivnit.

„Ale to, co na SingleCase také velmi oceňuji, je to, že se na něm neustále pracuje. Že se systém pořád vyvíjí, zlepšuje“
– Biem.

Biem: A musíme vyzdvihnout i systém datových schránek. To je rozhodně důležitá funkce. Ale to, co na SingleCase také velmi oceňuji, je to, že se na něm neustále pracuje. Že se systém pořád vyvíjí, zlepšuje. Jednou jsou to výkazy, jednou rychlost načítání.

Schýbal: A tím, jak se všechno zrychluje, se zároveň zvedá i produktivita v kanceláři. Myslím, že nám SingleCase pomáhá i při plánování rozvoje celé kanceláře. Dokážeme celkem přesně odhadnout naše kapacity a případně včas začít shánět nové lidi. My je teda s kolegou vlastně sháníme pořád, ale je dobré mít přehled o tom, jak moc vás to tlačí.

 

Pro více témat z oblasti řízení moderní kanceláře a využití  nových technologií v právní praxi
čtěte náš blog.

 

 

Jak měníme kanceláře

Jak měníme kanceláře

Podívejte se, jak jsme zlepšili chod
170 kanceláří před vámi.
Dbáme o bezpečnost

Dbáme o bezpečnost

Prověřte si jak šifrujeme a zálohujeme citlivá data advokátních kanceláří.
Vyzkoušejte zdarma

Vyzkoušejte zdarma

Využijte 30 dní zcela bez závazku.
Používáním tohoto webu souhlasíte s použitím cookies pro analýzy návštěvnosti, přizpůsobený obsah a reklamy. Více

Děkujeme