Produktový list

Popis služby

SingleCase je aplikace pro správu právních spisů, která obsahuje 2 základní moduly. Prvním je dokumentové úložiště specificky určené pro ukládání právních dokumentů, spisů a související agendy. Stará se automaticky o verzování dokumentů, jejich sdílení, umožňuje v dokumentech fulltextově vyhledávat a otevírat pro úpravy v programu Microsoft Word. Ke spisům lze přiložit poštu, termíny, úkoly a poznámky. Druhým je fakturační modul, který zajišťuje vykazování času, úpravu výkazů a fakturaci práce. Vykázaná práce a vystavené faktury poskytují podklad pro manažerský reporting výnosů a nákladů.

Fyzicky jsou dokumenty uloženy v zašifrované podobě na serverech našeho partnera společnosti Amazon, špičce v oblasti cloudových řešení, a střeženy na bankovní úrovni zabezpečení. Alternativně umožňujeme také zprovoznit aplikaci SingleCase nad dokumentovým úložištěm ve vaší kanceláři (viz níže technické varianty provozu SingleCase).

Komu je služba určena

  • Malým advokátním kancelářím a samostatným advokátům, kteří pro ukládání dokumentů dosud používají disk počítače, sdílený disk nebo online úložiště.
  • Advokátním kancelářím střední velikosti, které dosud ukládaly dokumenty s pomocí sdíleného disku, DMS nástroje nebo systému pro řízení advokátní kanceláře.
  • Velkým advokátním kancelářím, které používají informační systém pro řízení advokátní kanceláře, avšak nevyhovují jim možnosti pro správu dokumentů, případně složitost systému.
  • Firemním právním oddělením, kterým nabízíme dokumentové úložiště na míru. Pro detaily nás prosím kontaktujte na adrese info@singlecase.cz.

Jak začít

Své vlastní úložiště si můžete během 3 minut založit přímo na webu. Na otestování ho od nás vždy dostanete zdarma a bez závazku. Po vyplnění údajů kanceláře vám bude rovnou založeno nové úložiště, do něhož můžete ihned přizvat své kolegy a založit svůj první spis. Chcete-li pro založení spisu raději využít svého IT specialistu, můžete, systém rolí počítá i s touto variantou.

Do spisu si můžete své první dokumenty přetáhnout z počítače (chytnout myší a přetáhnout do aplikace můžete také e-maily nebo více dokumentů najednou), přiložit z e-mailového programu (každý spis má svou vlastní adresu pro příjem elektronické pošty), nahrát ZFO dokument po stažení z datové schránky nebo naskenované fyzické dokumenty. Od této chvíle se o sdílení, udržování aktuálních verzí a prohledávání obsahu staráme za vás.

S migrací dokumentů z vašeho sdíleného disku nebo jiného úložiště vám rádi pomůžeme, neváhejte nás prosím kontaktovat na stránce technické podpory nebo na adrese info@singlecase.cz.

Výhody pro právníky

  • Jednoduché nahrávání: Dokumenty přidejte do spisu prostým přetažením myší
    do aplikace nebo přeposláním e-mailu. Okamžitě se postaráme o sdílení se všemi právníky s přístupem do spisu.
  • Přímá integrace s Wordem: Jedním kliknutím myši dokument otevřete pro prohlížení a úpravy ve Wordu. Po uložení se dokument automaticky nahraje zpět do aplikace.
  • Automatické verzování: Kdykoli uložíte upravovaný dokument nebo nahrajete dokument v aktuální podobě, vytvoří se v aplikaci nová verze dokumentu – staré jsou kdykoli zpětně dostupné. Postaráme se také o automatickou kontrolu proti simultánním úpravám a o rychlé porovnávání obsahu dokumentů.
  • Fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů: Samozřejmostí je fulltextové prohledávání veškerého obsahu dokumentů, pošty, úkolů a všech jejich metadat.
  • Časová osa pro přehled vývoje spisu: Veškeré důležité revize, e-maily od klienta, budoucí lhůty nebo třeba poznámky k vývoji případu uvidíte přehledně na časové ose spisu.
  • Správa pošty ke spisu: Do spisů SingleCase lze vkládat nejen dokumenty, ale také připojovat poštu přijatou datovými schránkami, e-mailem i fyzicky. Důležitou komunikaci ke spisu tak máte stále při ruce (i pokud přišla kolegům) a můžete na ni přímo ze systému odpovídat.
  • Hlídání termínů a úkolů: Ke spisu můžete vytvářet termíny a také úkoly konkrétním advokátům – tak abyste nezmeškali žádné jednání nebo lhůtu. Termíny i úkoly hlídá SingleCase za vás a automaticky na ně upozorňuje e-mailem. Můžete si je také synchronizovat do kalendáře v Outlooku.
  • Poznámky ke spisu a dokumentům: Jste zvyklí přidávat si poznámky k dokumentům, úkolům nebo celému případu, na kterém pracujete? Mysleli jsme si to. Se SingleCase je to hračka.
  • Jednoduché vykazování s předvyplňováním času: počítejte čas strávený na jednotlivých případech. Umíme napovídat a předvyplňovat výkazy za vás – a zpříjemnit tak tuto málo oblíbenou činnost.
  • Fakturace: pracuje s různými typy účtování, umí pracovat i se speciálními variantami (dvě hodinové sazby po dosažení paušálu/capu apod.), umožňuje úpravu výkazů (seškrtání), zahrnutí do paušálu, generuje podklady k fakturaci. Umí počítat budoucí cashflow (přehled rozpracované práce).
  • Manažerský reporting výnosů a nákladů: poskytuje přehledy podle klientů a spisů (všech spisů, všech klientů, spisů daného klienta, spisů daného odpovědného advokáta). Počítáme vykázanou práci oproti vyfakturované, recovery rate reálnou hodinovou sazbu. U právníků měříme efektivitu práce (reálný hodinový výnos, poměr vyfakturovaných hodin).
  • Funguje na tabletu i na mobilu: Poskytujeme aplikaci pro mobilní telefony, která hlídá termíny, zobrazuje změny ve spisu a náhled dokumentů. Obsažena je také verze pro tablety se stejnými funkcemi jako aplikace na PC. Podporujeme iOS a Android.
  • Vysoká dostupnost systému: Díky cloudovému řešení jsou vám dokumenty v systému SingleCase dostupné 24 hodin denně. Běžná dostupnost systému je 99,95% času.
  • Robustní zálohování: Vaše dokumenty jsou automaticky zálohovány na více fyzicky oddělených místech současně, tak abyste o ně nikdy nepřišli.

Tarify a varianty provozu

Služby SingleCase si můžete objednat v rámci čtyř placených tarifů dle platného ceníku. Služby si můžete nezávazně vyzkoušet po dobu 30 dní – poté vás budeme kontaktovat s požadavkem na úhradu faktury pro další pokračování služeb.

SingleCase dodáváme ve dvou technických variantách, které se liší místem, na kterém jsou uložena veškerá data, a ze kterého systém běží. Doporučenou variantou je řešení cloudové úložiště, kdy si můžete službu založit online z webu www.singlecase.cz. Výhodami jsou vysoká dostupnost, profesionální zálohování, bezpečnost dokumentů a veškerá údržba v ceně a v naší režii.

Alternativní variantou je řešení s vlastním serverem, které běží přímo z vaší kanceláře. Doporučujeme pouze pro případy, kdy jste již investovali do technického vybavení a máte k dispozici IT administrátory schopné provádět technickou podporu.

Srovnání výhod a nevýhod obou variant nabízí následující tabulka:

Privátní cloud (výchozí, doporučujeme) Vlastní server
Dokumenty šifrovány při uložení i při přenosu.
Šifrovací klíče v držení kanceláře (nejsou na serveru).
Běžně lze šifrovat pouze celý disk, ne jednotlivé dokumenty. Šifrovací klíče v držení kanceláře (uloženy na serveru).
Fyzicky střežený přístup k serverům Většinou těžko řešitelné v případě umístění v kanceláři
Neomezené dokumentové úložiště * Kapacita omezena IT vybavením v kanceláři, snadno řešitelné
Garantovaná dostupnost 99,5 % ** Dostupnost služby typicky horší (závislá na HW kanceláře)
Pro zajištění běhu je nutný omezený přístup Poskytovatele k datům dle podmínek Služby Data zcela ve správě IT kanceláře, lze zcela zamezit přístupu Poskytovatele
Zálohování 24/7 na více fyzicky oddělených místech K dispozici jsou zálohovací skripty pro IT kanceláře
Pravidelné aktualizace v ceně (max 1x měsíčně) Aktualizace poskytovány a hrazeny zvlášť (max 3x ročně)
Pravidelné bezpečnostní audity aplikace i prostředí Pravidelné bezpečnostní audity aplikace
Údržba HW i SW v ceně V ceně pouze aplikace

* Podléhá principu rozumného užívání
** V případě menší dostupnosti vracíme poplatek za daný měsíc

 

Bezpečnost dokumentů a povinnost mlčenlivosti advokáta

SingleCase provozujeme na cloudových serverech EC2 společnosti Amazon, jejíž datová centra jsou chráněna fyzickými zabezpečovacími mechanismy včetně vojenského perimetru. Přístup k zařízením je povolen pouze autorizovaným osobám. Fyzicky jsou dokumenty uloženy v zašifrované podobě na serverech společnosti Amazon v Německu a Irsku a data vaše i vašich klientů nikdy neopustí země Evropského hospodářského prostoru (EEA).

Citlivá data před uložením šifrujeme 256-bitovou šifrou AES, která je vysokým standardem šifrování. Přenos dat je z zabezpečen 128-bitovým SSL šifrováním a certifikáty důvěryhodných certifikačních autorit. Elektronické verze dokumentů jsou neustále zálohovány na záložním serveru.

Víme, že v SingleCase budete mít uloženy také dokumenty, na něž se vztahuje povinnost mlčenlivosti advokáta dle § 21 zákona o advokacii. Jsme si také vědomi možnosti orgánů činných v trestním řízení provádět prohlídky prostor, v nichž advokát vykonává advokacii postupem podle § 85b trestního řádu, tj. za nezbytné součinnosti České advokátní komory. V této souvislosti trestní kolegium Nejvyššího soudu vydalo dne 25. 6. 2015 stanovisko (Tpjn 306/2014), v němž mj. konstatovalo, že místem výkonu advokacie jsou také úložiště, v nichž lze ukládat, zpracovávat a využívat informace o klientech, která jsou provozovaná od advokáta odlišnou osobou, umožňující dálkový přístup pomocí internetové sítě, a že na takové místo se též užije postup podle § 85b trestního řádu. Takovým místem je samozřejmě i SingleCase. Proto Vám zaručujeme, že pokud, se na nás orgány činné v trestním řízení obrátí jako na zprostředkovatele cloudového úložiště ohledně výkonu takové prohlídky, jsme samozřejmě připraveni o tom ihned informovat jak Vás, tak Českou advokátní komoru.

Technické požadavky

K běhu SingleCase Vám stačí běžné PC s internetovým prohlížečem. Pro bezproblémovou funkci doporučujeme:

  • Windows 7, 8, 10 nebo Mac OS X
  • Prohlížeče Chrome, Firefox, Internet Explorer 10 a vyšší, Safari
  • Aktuální Java s povoleným Java pluginem v prohlížeči (pouze pro funkcionalitu automatického otevírání a ukládání dokumentů). Aktualizace 9/2016: modul postupně nahrazujeme přímým přístupem k dokumentům na disku bez nutnosti používání Javy
  • Pro mobilní přístup jsou k dispozici aplikace pro iOS (iPhone) a Android
Používáním tohoto webu souhlasíte s použitím cookies pro analýzy návštěvnosti, přizpůsobený obsah a reklamy. Více

Děkujeme