Lucrează_cu_documente_final_1.8.doc

Cum să lucrezi cu documentele? Soluția perfectă nu există, dar sunt multe variante funcționale. Care este viziunea noastră?
Lucrează_cu_documente_final_1.8.doc

Faptul că se renunță drastic la activitatea intensivă pe bază de hârtie (documentație “fizica”) este privit cu îndoială de către cei care sunt tehnofobi. Este cert că viitorul activității cu documente legale este în mediul online/digital, dar uneltele existențe astăzi ridică semne de întrebare din punct de vedere al interfeței prietenoase și securității. Așa că nu este de mirare, că fiecare birou de avocatură are propriul proces și mod de a lucra cu documentele.

 

blogpost3-150x150-2

Hârtia noastră cea de toate zilele

Printeaza un contract draft, ia un creion, și începe să îți notezi observațiile direct pe document. În zilele noastre, probabil că nu există technologie sau unealtă digitală care să ne confere aceeași plăcere, aceeași naturalețe a acțiunii. Creionul și hârtia este cu noi de sute de ani, computerul doar de câteva zeci. Posibil că aceasta să fie o explicație de ce este dificil pentru mulți avocați să renunțe la dosarul de hârtii ca mod principal de stocare a documentelor.

Dar când este vorba de restul activității, probabil că nimeni nu mai preferă un mod de lucru analog față de unul digital. Să creezi documente este doar natural să fie în Word, să le comunici mai departe este natural să fie via e-mail. Pentru majoritatea avocaților, această combinație înseamnă versionare, “contract-v2-final-final-final”, și asta duce la învălmășeală și confuzie în foldere din cauza modului de stocare inconsistent.

blogpost4-150x150-2

Transferul pe hard-disk legat la rețea

Și mai rău, se întamplă foarte des să se utilizeze transferul de documente între colegi pe hard-disk legat la rețea (sau server). Este mai popular decât vă puteți imagina. Posibilitatea de a putea deschide un document o singură dată, crește rata de eroare a versionarii, multiplicând exponențial obiceiurile proaste ale utilizatorilor individuali-avocații nu mai știu cine pe ce versiune a lucrat. Să te conenctezi la un astfel de dispozitiv în afara activității, este de obicei un proces de 10 minute care seamănă destul de mult cu procesul de lansare a unei rachete. Soluția? O suni pe secretară să trimită documentul via e-mail.

Un back-up digital sau o arhivare este un proces care li se întâmplă majorității documentelor. Și DA, back-up-ul și arhivarea sunt două lucruri TOTAL diferite. Această idee ne duce în mod paradoxal înapoi la ideea de back-up al documentelor fizice (pe hârtie), pentru ca până la urmă un incendiu este mai puțin probabil față de a vărsa cafea pe laptop sau față de dezastrul de a pica un server vechi de șapte ani.

 

blogpost1-150x150-2

Spațiu de stocare disponibil în cloud

Cel mai adesea folosit termen este de “cloud documents”. Deși principalul argument despre utilizarea sa este nivelul de siguranță, percepția avocaților probabil că nu s-ar schimbă semnificativ, dacă uneltele disponibile pentru stocare și gestionare cu documentele online ar fi de 100 de ori mai sigure.

Fiind vorba de unelte noi, pericolul nu vine din technologie în sine, dar din faptul că uneltele respective nu sunt, prea des, ușor de înțeles de către utilizatorii normali. Așa cum internetul a fost simplificat și transparentizat și mai mult în ultimii 5 ani, acesta va continua să simplifice și să extindă utilizarea de documente online.

Chiar dacă utilizarea cloud-ului pentru stocare este o temă comună a zilelor noastre, temerea legată de securitate este mai degrabă nepotrivită, pentru că scurgerea de date este cel mai adesea cauzată de factorul uman fie că vorbim de dosarul fizic de hârtii sau că a uitat cineva să își securizeze activitatea pe laptop. De aceea, trebuie să privim echidistant și balansat cele două valori absolute ale mediului de lucru digital: securitatea și utilizarea ușoară.

 

blogpost2-150x150-2

Date pe USB/flash disk criptat

Aveți la îndemână exemple din ambele extreme. Un avocat absolut relaxat care deschide computerul și începe a scrie contractul care poate să fie vizualizat pe mobilul beneficiarului sau a colegului în maxim 20 de secunde. Pe de altă parte, un avocat cu un USB/flash disk criptat pe care nici serviciile secrete nu l-ar putea decripta, dar pe care îl uită la muncă sau nu reușește să îl uploadeze pentru că uită să pună o virgulă.

Fiecare dintre cele două soluții are meritele sale de necontestat. Dar, de multe multe ori, au aspecte negative care până la urmă, zicem noi, sunt prevalente beneficiilor.

 

Viziunea noastră

În situația ideală, datele sunt criptate într-un cloud privat pe teritoriul unui stat care respectă confidențialitatea și discreția avocatului. Cheia de criptare a documentului este deținută de biroul căruia îi aparțin datele. Datele sunt sincronizate automat cu computerul avocaților în funcție de roluri și reguli interne-de exemplu, doar fișierele la care ei au acces pot fi sincronizate cu colegul care are acces la acel nivel de confidențialitate.

Datele sunt accesibile de oriunde, chiar și de pe telefoane mobile. Sistemul ușurează utilizarea mailului și îl integrează cu toată corespondența în mod automat. Este necesar o integrare, un link la Word pentru deschiderea individuală a documentelor. Indiferent unde le creezi. Nici măcar nu este nevoie să subliniem că toate activitățile vor fi indexate în mod automat de rapoarte de activitate, ceea ce îți salvează mult timp când emiți facturi.

La SingleCase, facem tot ce putem că să atingem această stare ideală cât mai curând posibil. În plus, multe caracteristici menționate, deja sunt integrate în SingleCase și fac utilizarea facilă.

Ai încredere în viziunea noastră? Hai să discutăm despre viitorul firmelor de avocatură, sau încearcă direct SingleCase.

Děkujeme

Lasă un răspuns

Stefan Dumitru

SingleCase Romania
Ștefan este expertul SingleCase în România. Dacă vreți să aflați noutăți despre avocatură în cloud sau ce înseamna un birou digital - el este persoana cu care trebuie să vorbiți.

Categorii

Încercați SingleCase

Încercați SingleCase

Beneficiază de 30 de zile gratuite

Cum să verificați securitatea furnizorului dvs. de servicii IT

Există mai multe lucruri pe care ar trebui să le cunoașteți înainte de contractarea unui furnizor de servicii IT.

Citește mai mult

Cum se îmbină avocatura și tehnologia în America

O treime din avocații americani utilizează servicii în cloud. Ce le recomandă baroul lor?

Citește mai mult

Pe scurt despre parole sigure

Parolele dvs. au 16 caractere și includ cifre și semne de punctuație? Utilizați câte o parolă diferită pentru fiecare cont online, conform recomandărilor experților de securitate IT?

Citește mai mult

Prin folosirea acestui site sunteți de acord cu utilizarea de cookies pentru analiza traficului, conținut personalizat și de publicitate. Mai mult

Děkujeme